Ni har alltså bestämt er för att ni behöver ett Transportation Management System (TMS)? Ni har säkert en avdelning inom er verksamhet som letar efter lämpliga system, en annan som listar vilka funktioner det måste ha samt medarbetare som arbetar med er RFI-/RFP-dokumentation. Allt det goda arbete som har gjorts, om och om igen, för varje system som någonsin har utvecklats.

Här kryssas alla rutor i för vad som måste göras − men vad är det egentligen som gör en TMS-implementering framgångsrik? På den här bloggen vill jag dela med mig av några av de faktorer som jag tror kommer att avgöra hur stor er framgång kommer att bli:

Stark projektledning

Projektledningsteamets förmåga att kunna leda projekt på ett starkt sätt, för att säkerställa att projektets omfattning inte hamnar utanför de fastställda gränserna − det är en av huvudaspekterna som påverkar implementeringen. Förväntningarna under urvalsprocessen är att en viss funktion kommer att ta en viss tid. Projektet påbörjas och under informationsinsamlingen/processanalysfasen börjar fler behov att framträda. Förväntningen som i allra högsta grad råder är att projektet kommer att leverera i tid, trots att kraven på funktionaliteten omdefinieras.

Få rätt personer till jobbet

Att säkerställa att rätt antal anställda med rätt kompetens kan arbeta på projektet på heltid, kommer att ge utdelning i fråga om hur väl ett TMS-projekt utfaller. Att lägga sig på rätt investeringsnivå i projektet redan från början kommer att minska riskerna för verksamheten och projektet i de efterföljande leden. ˮBurn-inˮ-processen vid premiären kommer att reduceras och påverkan på kunderna kommer att minska.

Informera era partners

Informera vid rätt tillfälle era partners om de förändringar som ni gör. Om servicefrågor behandlas under premiärperioden är man mer benägen att samarbeta med er om ni har tagit fram en strategi för att minska eventuella missöden. Kom ihåg att ni knappast är det enda företaget som implementerat ett nytt system!

Välj en testanläggning med omsorg

Om ni implementerar TMS-systemet på flera anläggningar kan det vara bra att välja ut en testanläggning. Välj en anläggning som kommer att bevisa för resten av verksamheten att det nya systemet och de nya processerna fungerar och visa att fördelarna faktiskt kan levereras.
Välj en testanläggning med ett ledningsteam som är positivt till förändringar och som har ett rykte om sig att snabbt ta till sig nya metoder. Detta är väldigt viktigt, eftersom det här teamet kommer att driva på förändringen och hålla projektets fana högt.

Godkänna och dokumentera nya processer och metoder

Att få dem godkända och införda i verksamheten för att realisera fördelarna är ingen lätt uppgift. Om du jobbar i en multinationell organisation är det inte ovanligt att varje land har sitt eget arbetssätt och sina egna äldre system som kommer att ersättas av en central TMS-lösning. Att harmonisera arbetssätten och skapa enhetliga processer och metoder är en väsentlig och tidskrävande del av en implementering, men tills dess att verksamheten har lyckats med det kan inte användarna påverka den slutliga lösningen. Den här fasen drar ofta ut på tiden, eftersom att man underskattar hur mycket input från verksamheten som faktiskt krävs.

Defininera en change management-strategi

Hur ska change management och dess påverkan på verksamheten hanteras? På den här bloggen vill jag inte gå in på change management alltför mycket i detalj (det förtjänar egentligen ett eget bloggämne), utan bara påpeka att en stor del av implementeringen utgörs av att skapa acceptans för de nya arbetssätten, oavsett om ni inkluderar ett nytt TMS-system eller använder ett för första gången.

Enligt min erfarenhet kommer samtliga punkter som beskrivs ovan att påverka hur smidigt er TMS-implementering förlöper. Jag skulle dock väldigt gärna vilja höra ytterligare punkter som du anser viktiga när ett TMS-system ska implementeras. Lämna gärna en kommentar och dela med dig av dina tankar.

0